Дозволені витрати для самозайнятих у Великій Британії 2025/26 — повний посібник

1. Тест "виключно й повністю"

Кожна дозволена витрата в законодавстві про самозайнятість Великої Британії проходить через єдині ворота: розділ 34 Закону про прибутковий податок (торгівля та інші доходи) 2005 року. Витрата підлягає вирахуванню, лише якщо вона понесена виключно й повністю для цілей торгівлі. Важливі обидва слова. "Повністю" означає, що вся витрата стосується торгівлі. "Виключно" означає відсутність будь-якої іншої мети — жодної супутньої особистої вигоди, жодного подвійного мотиву.

Якщо витрата має чіткий бізнес-компонент і чіткий особистий компонент, HMRC дозволяє розподіл: мобільний телефон, що використовується на 70% для дзвінків клієнтам і на 30% для особистих дзвінків, можна заявити на 70%. Якщо ж бізнес-мета та особиста мета настільки переплетені, що їх неможливо розділити — класичний приклад: діловий костюм, куплений спеціально для носіння на зустрічах з клієнтами, де костюм також надає невіддільну особисту вигоду тепла й пристойності — тоді вся витрата не проходить тест. Справа Mallalieu v Drummond (1983) закріпила це правило, і відтоді воно суворо застосовується до одягу.

У спорах HMRC і трибунали розглядають мету платника при понесенні витрати, а не лише її наслідок. Якщо вашою основною метою був бізнес, а будь-яка особиста вигода була дійсно супутньою, витрата проходить тест. Якщо бізнес був лише однією з кількох причин, у вас можуть виникнути проблеми. Практична порада: зберігайте письмові докази бізнес-мети сумнівних витрат у момент їх понесення.

2. Касовий метод проти традиційного нарахування

Самозайняті особи мають обрати метод обліку. Існує два варіанти:

• Касовий метод — облік доходу при отриманні та витрат при оплаті. Немає дебіторів, кредиторів чи руху запасів. Доступний більшості самозайнятих із річним оборотом нижче £150,000 (підвищено з £85,000 з 6 квітня 2024 року — значне розширення). Касовий метод став стандартним для нових платників з квітня 2024 року; для використання нарахування потрібно активно відмовитися.
• Традиційне нарахування — облік доходу при заробітку та витрат при понесенні, незалежно від руху коштів. Більше роботи, більше точності, без обмеження обороту. Обов'язкове для товариств із корпоративними учасниками та кількох спеціалізованих видів діяльності.

Касовий метод простіший і узгоджує оподаткування з грошовим потоком, що допомагає малим підприємцям уникнути сплати податку з рахунків, які клієнти ще не оплатили. Але він має обмеження: пільга на збитки обмежена — збитки за касовим методом можна переносити вперед лише проти майбутнього прибутку тієї самої справи, а не зараховувати проти доходу від зайнятості чи переносити назад. Відсотки за позиками обмежені £500 на рік. А капітальні витрати на більшість обладнання й техніки просто вираховуються при оплаті — зручно, але означає, що ви не можете розподілити велику покупку на кілька років.

Перехід між методами під час діяльності дозволений, але створює коригувальні записи, щоб уникнути подвійного врахування доходу чи витрат у рік переходу. HMRC публікує перехідні правила у BIM70000, які перераховують дебіторів, кредиторів та запаси попереднього року, щоб нічого не залишилося неоподаткованим або не оподатковувалося двічі. Більшість бухгалтерів радять переглядати вибір методу щороку, особливо для платників, близьких до порогу £150,000, або тих, хто очікує збиток, який хотів би зарахувати проти іншого доходу (що дозволяє лише традиційне нарахування).

Тонкий момент: з квітня 2024 року стандарт для нових реєстрацій самозайнятих змінився. Раніше потрібно було спеціально обирати касовий метод, тепер HMRC застосовує його автоматично, якщо ви не позначите поле "використовувати традиційний облік" у своїй податковій декларації. Багато наявних платників, що використовували нарахування, автоматично перейшли на касовий метод у 2024/25 році, якщо не зробили активний вибір — перевірте метод, зазначений у вашій останній поданій декларації, якщо не впевнені.

3. Витрати на офіс і робочий простір

Більшість самозайнятих осіб принаймні частково працюють з дому. HMRC пропонує два методи:

Спрощений метод фіксованої ставки

На основі годин, відпрацьованих вдома щомісяця, ви заявляєте фіксовану суму, що покриває опалення, освітлення та електроенергію. Вона не включає муніципальний податок, відсотки за іпотекою, оренду та широкосмуговий інтернет — їх потрібно заявляти окремо за детальним методом або розподіляти.

Детальний метод розподілу

Розрахуйте фактичну частку витрат на утримання домогосподарства, що припадає на бізнес. Стандартний підхід — кімнати × час:

• Визначте кімнати, що використовуються для бізнесу (крім ванної, кухні, коридору).
• Розділіть загальну суму рахунків на кількість кімнат.
• Помножте на частку часу, протягом якого ця кімната використовується для бізнесу щотижня.

Рахунки, які можна розподіляти: газ, електроенергія, водопостачання, муніципальний податок, страхування майна, відсотки за іпотекою (не капітальні виплати), оренда, широкосмуговий інтернет та частка прибирання. Для будинку з 6 кімнат, де одна кімната використовується 40 годин на тиждень (із приблизно 105 годин неспання), річні рахунки у £4,800 дадуть: £4,800 ÷ 6 = £800 × (40/105) = £305 на рік. Додайте зверху частку широкосмугового інтернету, і детальний метод зазвичай перевищує фіксовану ставку для тих, хто працює вдома повний робочий день.

Застереження: використання кімнати виключно для бізнесу може створити частковий податок на приріст капіталу (Capital Gains Tax) при продажу будинку, оскільки пільга Principal Private Residence обмежується для будь-якої частини, що використовується виключно для бізнесу. Більшість консультантів радять завжди зберігати частину особистого використання простору домашнього офісу, щоб зберегти повну пільгу PPR.

Виділений орендований робочий простір

Оренда коворкінг-столу, студії, майстерні чи офісу на 100% підлягає вирахуванню як звичайна бізнес-витрата. Так само як бізнес-ставки, страхування майна приміщення, електроенергія та вивезення сміття.

4. Витрати на транспортний засіб

Існує два методи, і їх не можна поєднувати для одного й того самого транспортного засобу. Обравши метод, ви зазвичай дотримуєтеся його, поки не зміните транспортний засіб.

Метод обліку пробігу (Approved Mileage Allowance Payments)

• Автомобілі та фургони: 45p за бізнес-милю за перші 10,000 миль у податковому році, 25p за милю понад це.
• Мотоцикли: 24p за милю (без порогу).
• Велосипеди: 20p за милю.

Ставка за пробіг покриває пальне, обслуговування, ремонт, техогляд, дорожній податок, страхування та амортизацію. Ви не можете додатково заявити ці витрати. Ви можете заявити відсотки за автокредитом та витрати на паркування, платні дороги й дорожні збори у справах бізнесу. Ведіть актуальний журнал обліку пробігу — дата, поїздка, милі, мета поїздки. HMRC регулярно запитує його.

Метод фактичних витрат

Підсумуйте всі витрати на автомобіль за рік (пальне, страхування, ремонт, дорожній податок, лізингові платежі або капітальні знижки при купівлі), розрахуйте відсоток бізнес-використання за журналом обліку пробігу та заявіть цю частку. Метод фактичних витрат зазвичай вигідніший для дорогих транспортних засобів або низького бізнес-пробігу, тоді як облік пробігу вигідніший для дешевих авто з великим пробігом. Як приблизний орієнтир: облік пробігу зазвичай перевершує фактичні витрати, коли бізнес-пробіг за рік перевищує близько 8,000 миль для типового бензинового чи дизельного авто, і раніше для авто, що добре зберігають вартість. Для комерційних транспортних засобів, таких як фургони — які часто кваліфікуються для AIA при купівлі та мають значне споживання пального — фактичні витрати часто виграють.

Поширена помилка: заявлення одночасно пробігу та частки чеків на пальне. Ставка 45p вже включає пальне. Подвійне заявлення — одна з найпростіших для HMRC перевірок відповідності. Водночас не забувайте заявляти паркування, дорожні збори за в'їзд у зони заторів та платні дороги — вони виходять за межі обох методів і підлягають вирахуванню додатково.

5. Подорожі та харчування

Поїздки з дому чи бізнес-бази до тимчасового робочого місцядозволені, включно з пов'язаним харчуванням (їжа, проживання). Правило HMRC про тимчасове робоче місце розглядає локацію як тимчасову, якщо ви очікуєте відвідувати її менше 24 місяців і менше 40% свого робочого часу. Коли локація перевищує будь-який із порогів, вона стає постійним робочим місцем, а поїздки до неї стають звичайним проїздом на роботу — не дозволеним.

Харчування під час справжньої бізнес-поїздки — квитки на потяг, таксі, номер у готелі, розумний прийом їжі — дозволене. Розкішні, дозвіллєві або розважальні витрати — ні. HMRC визнає, що мандрівні працівники (будівельники, майстри, мобільні інженери) без постійного фіксованого робочого місця можуть заявляти поїздки з дому до кожного наступного об'єкта, на тій підставі, що дім фактично є їхньою базою діяльності. Консультанти, що працюють в офісі й зрідка відвідують клієнтів, зазвичай не можуть — їхній дім є просто місцем проживання, а офіс — постійним робочим місцем.

6. Витрати на персонал

Якщо ви наймаєте будь-кого (включно з чоловіком/дружиною чи членами родини), дозволено таке:

• Заробітну плату, оклади та премії, виплачені через PAYE.
• Внески роботодавця на National Insurance.
• Пенсійні внески роботодавця (з урахуванням річної пільги отримувача).
• Страхування відповідальності роботодавця — юридично обов'язкове, щойно ви наймаєте когось.
• Витрати на навчання, що підтримують чи оновлюють наявні навички (не для здобуття нової справи).
• Розумне розважання персоналу — звільнення для щорічної вечірки надає £150 на особу.

Виплати чоловіку/дружині мають відображати справжню роботу за комерційною ставкою — HMRC має повноваження оскаржувати штучні угоди про зарплату, створені лише для перерозподілу доходу.

7. Професійні послуги та фінанси

• Бухгалтерські гонорари за підготовку торгових рахунків та сторінок самозайнятості вашої декларації Self Assessment.
• Юридичні витрати у справах доходу (договірні спори, стягнення боргів). Юридичні витрати у капітальних чи особистих справах (купівля нерухомості, захист від особистого позову) не дозволені.
• Банківські комісії за бізнес-рахунком, включно з щомісячними платежами й комісіями за транзакції.
• Відсотки за бізнес-позиками, овердрафтом та бізнес-кредитними картками (обмежено £500 на рік за касового методу).
• Професійні членські внески до організацій зі списку HMRC (ICAEW, RIBA тощо).
• Бізнес-страхування — професійна відповідальність, публічна відповідальність, страхування обладнання.

8. Матеріали та запаси

Для торговців, що продають товари, пряма вартість запасів, придбаних для перепродажу, дозволена. За традиційного нарахування собівартість реалізованих товарів розраховується так:

Ви проводите інвентаризацію на кінець року та оцінюєте залишкові запаси за меншою з вартості придбання та чистої вартості реалізації. За касового методу цей розрахунок зникає — ви просто списуєте закупівлі при оплаті, незалежно від того, чи продано запаси. Це може створювати дивний на вигляд прибуток у перший і останній роки використання касового методу, але вирівнюється до тієї самої суми за весь час діяльності.

9. Маркетинг, сайти та реклама

До маркетингу ставляться доволі щедро. Дозволені пункти включають:

• Друкована та онлайн-реклама (Google Ads, Meta Ads, LinkedIn).
• Хостинг сайту, продовження домену, SSL-сертифікати.
• Витрати на створення й дизайн сайту — зазвичай списуються як маркетинг, іноді розглядаються як капітальні для дуже великих перебудов.
• Інструменти управління соціальними мережами та фрилансери-контент-мейкери.
• Професійна фотозйомка та відеовиробництво для маркетингу.
• Стенди на виставках, витрати на експозиції, розміщення в бізнес-довідниках.
• Безкоштовні зразки та рекламні предмети до £50 на одержувача на рік.

10. Обладнання та капітальні знижки

Обладнання, що служить довше одного облікового періоду, зазвичай є капітальною витратою, а не операційною. За традиційного нарахування ви заявляєте капітальні знижки:

• Annual Investment Allowance (AIA): 100% вирахування в перший рік на кваліфіковане обладнання й техніку на суму до £1 мільйона на рік. Доступна самозайнятим.
• Основний пул ставок: загальне обладнання й техніка поза межами AIA — 18% амортизаційна знижка на рік за спадним залишком.
• Пул спеціальної ставки: активи тривалого користування та невіддільні елементи — 6% на рік за спадним залишком.
• Автомобілі: виключені з AIA. Автомобілі з викидами ≤ 50 г/км потрапляють в основний пул; понад 50 г/км — у пул спеціальної ставки. Автомобілі з нульовими викидами кваліфікуються на 100% знижку в перший рік.

За касового методу більшість обладнання просто вираховується при оплаті — AIA взагалі не потрібна. Виняток — автомобілі, які й далі проходять через систему капітальних знижок навіть за касового методу (або використовується метод обліку пробігу).

11. Що не дозволено

Наступне не приймається за законом чи усталеною судовою практикою, незалежно від того, наскільки комерційно доцільним це здається:

• Розважання клієнтів — їжа, напої, гостинність, квитки — прямо заборонено ITTOIA 2005 s.45.
• Штрафи й пені — штрафи за паркування, перевищення швидкості, штрафи за пізнє подання, відсотки HMRC. Звичайні комерційні пені за прострочення платежу від постачальників дозволені.
• Повсякденний одяг — навіть якщо куплений виключно для робочих зустрічей (Mallalieu v Drummond). Дозволено: захисне спорядження, уніформа з логотипом, костюми артистів.
• Капітальні витрати на землю й будівлі — пільга надається через капітальні знижки або майбутню базову вартість для CGT.
• Пожертви політичним партіям.
• Особисті витрати — ваші власні побутові рахунки, їжа для себе, окрім справжнього харчування у відрядженні, особисті поїздки.
• Виведення коштів (drawings) — гроші, які ви виводите з бізнесу, є розподілом власного прибутку, а не витратою на його отримання.
• Ваші власні пенсійні внески — ви отримуєте пенсійну податкову пільгу особисто, а не як бізнес-витрату.
• Прибутковий податок і Class 4 NI — ви не можете вирахувати податковий рахунок із його ж бази.

12. Розібраний приклад — самозайнятий з оборотом £45,000

Сем — фрилансер-веброзробник. У 2025/26 він виставляє рахунки на £45,000. Він переважно працює вдома з нечастими візитами до клієнтів. Його законні витрати:

Оподатковуваний торговий прибуток Сема становить £45,000 − £8,000 = £37,000. Після Personal Allowance у £12,570 оподатковуваний дохід становить £24,430. Прибутковий податок за базовою ставкою 20% дорівнює £4,886. Class 4 NI за ставкою 6% на прибуток між £12,570 і £50,270 додає £1,466 (Class 2 було скасовано як окремий платіж з квітня 2024 року). Загальне зобов'язання: приблизно £6,352.

Порівняйте із самозайнятою особою з таким самим оборотом £45,000, яка не заявляє жодних витрат: податок/NI на £32,430 понад PA — приблизно £8,433. Заявлення законних витрат заощаджує Сему приблизно £2,080 реальних грошей — без будь-якого агресивного планування, просто завдяки знанню правил.

13. Ведення обліку та MTD ITSA

Наразі HMRC вимагає від самозайнятих осіб зберігати всі бізнес-записи щонайменше 5 років після кінцевого терміну подання декларації 31 січня відповідного податкового року. Записи включають рахунки-фактури продажу, чеки на закупівлі, банківські виписки, журнали обліку пробігу та будь-які робочі документи, що обґрунтовують розподіли.

З 6 квітня 2026 року Making Tax Digital для прибуткового податку в рамках самостійного декларування (MTD ITSA) стає обов'язковою для самозайнятих осіб та орендодавців із сукупним валовим доходом понад £50,000. Поріг знижується до £30,000 з 6 квітня 2027 року і може розширюватися далі. Платники, на яких це поширюється, повинні:

• Використовувати сумісне з MTD програмне забезпечення для цифрового обліку.
• Подавати щоквартальний звіт до HMRC з підсумком доходів і витрат за кожен тримісячний період.
• Подавати фінальну декларацію після завершення року замість поточних сторінок самозайнятості SA103.

Щоквартальні подання не є новими податковими зобов'язаннями — податковий рахунок і надалі розраховується щорічно — але вони створюють значно жорсткіший ритм ведення обліку, ніж звикла більшість самозайнятих. Налаштуйте програмне забезпечення завчасно до квітня 2026 року.

Підсумок

Механіка витрат самозайнятих у Великій Британії є пізнаваною. Чесно застосовуйте тест виключно-й-повністю; свідомо обирайте касовий метод чи нарахування, а не за інерцією; вивчіть обидва методи домашнього офісу та пробігу й обирайте кращий щороку; користуйтеся AIA там, де це вигідно; і уникайте постійних категорій-пасток — розважання, одягу, штрафів. За старанного ведення обліку (тепер вимагається в цифровому форматі з 2026 року) організований самозайнятий може впевнено зменшити свій податковий рахунок на кілька тисяч фунтів, повністю в межах правил HMRC.