Przewodnik filarowy · Zaktualizowano w czerwcu 2026
Wydatki osób samozatrudnionych w UK 2026/27
Każdy funt uznawanego wydatku, który rozliczysz, obniża Twój zysk podlegający opodatkowaniu – a wraz z nim zarówno podatek dochodowy, jak i składkę Class 4 National Insurance. Jednak wielu jednoosobowych przedsiębiorców albo pomija uprawnione odliczenia, albo – co równie kosztowne – rozlicza pozycje nieuznawane i ryzykuje kontrolę HMRC. Ten przewodnik na 2026/27 wyznacza wyraźną granicę: które koszty są uznawane, a które są nieuznawane, kiedy ryczałtowe stawki uproszczonych wydatków są korzystniejsze niż wyliczanie rzeczywistych kosztów, jak rozliczyć biuro domowe, stawkę kilometrówki wynoszącą 45p za milę dla pierwszych 10 000 mil służbowych i 25p powyżej tego limitu, ulgę handlową £1000 oraz jak to wszystko przekłada się na Twój rachunek podatkowy – wraz z przykładem liczbowym.
Złota zasada brzmi “wyłącznie i w całości na potrzeby prowadzonej działalności”. Koszt spełniający ten test jest uznawany i obniża Twój zysk; koszt prywatny lub mieszany zazwyczaj nie jest.
W przypadku kosztów mieszanych – telefonu, internetu lub pojazdu wykorzystywanego zarówno do pracy, jak i prywatnie – rozliczasz wyłącznie część firmową. Zakup sprzętu stanowi wydatek kapitałowy, rozliczany przez ulgi kapitałowe (capital allowances), a nie jako zwykły wydatek.
Uproszczone wydatki
HMRC oferuje opcjonalne stawki ryczałtowe, dzięki którym jednoosobowe działalności nie muszą wyliczać rzeczywistych kosztów w trzech obszarach:
Kilometrówka firmowa — stawka ryczałtowa za milę (patrz poniżej) zamiast rzeczywistych kosztów eksploatacji pojazdu.
Praca z domu — ryczałtowa kwota miesięczna zależna od przepracowanych godzin.
Mieszkanie na terenie prowadzonej działalności — ryczałtowe odliczenie za użytek prywatny lokalu, np. pensjonatu.
Uproszczone wydatki oszczędzają czas, ale nie zawsze są najbardziej korzystne. Przy drogim biurze domowym lub kosztownym pojeździe metoda rzeczywistych kosztów może dać większe odliczenie. Metody można łączyć – na przykład ryczałtową kilometrówkę z rzeczywistymi kosztami biura domowego. Porównaj obie opcje za pomocą kalkulatora podatku dla samozatrudnionych.
Rozliczenie biura domowego
Jeśli pracujesz z domu, możesz rozliczyć albo uproszczoną ryczałtową stawkę miesięczną (stopniowaną według liczby godzin pracy z domu miesięcznie), albo rzeczywistą część kosztów gospodarstwa domowego przypadającą na użytek firmowy.
Metoda rzeczywistych kosztów rozdziela czynsz lub odsetki od kredytu hipotecznego, podatek lokalny council tax, ogrzewanie, oświetlenie i internet – zwykle według liczby pokoi wykorzystywanych do działalności i proporcji czasu ich wykorzystania do pracy. Dla osoby pracującej z domu w pełnym wymiarze często przewyższa to stawkę ryczałtową, ale wymaga starannej dokumentacji. Zobacz przewodnik po uldze podatkowej za pracę z domu po szczegóły.
Kilometrówka: 45p i 25p
W ramach uproszczonych wydatków rozliczasz stawkę ryczałtową za każdą milę służbową:
Pojazd / próg
Stawka za milę
Samochód/furgonetka, pierwsze 10 000 mil służbowych
45p
Samochód/furgonetka, mile powyżej 10 000
25p
Motocykl
24p
Stawka ryczałtowa pokrywa paliwo, serwis, ubezpieczenie i amortyzację, więc nie możesz rozliczać tych kosztów dodatkowo osobno. Alternatywą jest rozliczenie firmowej części wszystkich rzeczywistych kosztów eksploatacji pojazdu wraz z ulgami kapitałowymi – ale po wyborze metody kilometrówkowej dla danego pojazdu musisz stosować ją konsekwentnie dla tego pojazdu. Prowadź ewidencję przebiegu.
Ulga handlowa £1000
Ulga handlowa (trading allowance) pozwala zarobić do £1000 przychodu z samozatrudnienia lub dorywczej działalności bez podatku, bez konieczności rejestracji do Self Assessment ani prowadzenia szczegółowej dokumentacji.
Powyżej £1000 wybierasz: odliczyć rzeczywiste uznawane wydatki, albo odliczyć ryczałtową ulgę £1000 – w zależności od tego, co jest dla Ciebie korzystniejsze, ale nigdy oba naraz. Przy dodatkowym zajęciu o minimalnych kosztach zwykle wygrywa ryczałtowa ulga £1000; przy działalności o wysokich kosztach wygrywają rzeczywiste wydatki. Zobacz przewodnik po podatku od dodatkowego zajęcia jeśli to Twój drugi dochód.
Jak wydatki obniżają Twój podatek
Uznawane wydatki są odliczane od przychodu brutto, aby uzyskać zysk podlegający opodatkowaniu, a zarówno podatek dochodowy, jak i składka Class 4 National Insurance są naliczane od tego zysku. Zatem każdy £1 wydatku pozwala zaoszczędzić podatek według Twojej krańcowej stawki podatku dochodowego powiększonej o stawkę Class 4.
Dla jednoosobowej działalności rozliczanej według podstawowej stawki podatku jest to w przybliżeniu 20% podatku dochodowego plus 6% Class 4 – około 26p oszczędności na każdy £1 wydatku. Dla podatnika rozliczanego według wyższej stawki część podatku dochodowego rośnie do 40%, więc oszczędność jest jeszcze większa. Kompletna, dokładna dokumentacja przekłada się więc bezpośrednio na wyższy zysk netto. Składka Class 2 NI generalnie nie jest już płatna dla większości, ale Class 4 nadal obowiązuje od zysków powyżej progu.
Przykład liczbowy: zysk jednoosobowej działalności
Weźmy jednoosobową działalność rozliczaną według podstawowej stawki podatku, z obrotem £45 000 i zestawem uznawanych wydatków. Wartości są poglądowe dla 2026/27.
Bez tych £16 000 wydatków zysk wyniósłby £45 000 – opodatkowany, wraz ze składką Class 4 NI, od dodatkowych £16 000. Przy w przybliżeniu 26% łącznie daje to około £4160 zaoszczędzonego podatku dzięki prawidłowemu rozliczeniu. Sprawdź swoje własne liczby za pomocą kalkulatora podatku dla samozatrudnionych.
Jakie wydatki może rozliczyć osoba samozatrudniona?
Możesz rozliczyć koszty poniesione wyłącznie i w całości na potrzeby działalności gospodarczej: koszty biurowe i artykuły papiernicze, podróże służbowe i zakwaterowanie, towary i surowce, marketing i koszty strony internetowej, opłaty za usługi księgowe i profesjonalne, ubezpieczenie firmy, opłaty bankowe i finansowe na koncie firmowym, szkolenia utrzymujące posiadane umiejętności oraz wynagrodzenia pracowników, jeśli kogoś zatrudniasz. Rozliczenie tych uznawanych wydatków obniża Twój zysk podlegający opodatkowaniu, co zmniejsza zarówno podatek dochodowy, jak i składkę Class 4 National Insurance. Przechowuj paragony i dokumentację przez co najmniej pięć lat po terminie Self Assessment.
Jakie wydatki są nieuznawane?
Koszty nieuznawane nie mogą być odliczone od zysku. Należą do nich wydatki osobiste lub prywatne, koszt codziennej odzieży (nawet jeśli noszona jest do pracy), koszty przyjmowania klientów, większość kar i grzywien, Twoje własne wynagrodzenie lub wypłaty z działalności, koszt kapitałowy zakupu sprzętu (rozliczany zamiast tego przez ulgi kapitałowe – capital allowances) oraz część prywatnego użytku każdego wydatku mieszanego. Gdy koszt jest częściowo firmowy, a częściowo prywatny – np. telefon lub samochód – możesz rozliczyć tylko część firmową. Prawidłowy podział i wykluczenie pozycji nieuznawanych to częsty obszar kontroli HMRC.
Czym są uproszczone wydatki (simplified expenses)?
Uproszczone wydatki to opcjonalne stawki ryczałtowe, które HMRC pozwala stosować jednoosobowym działalnościom i spółkom osobowym zamiast wyliczania rzeczywistego kosztu firmowego niektórych pozycji. Obejmują trzy obszary: kilometrówkę firmową (stawka ryczałtowa za milę), pracę z domu (ryczałtowa kwota miesięczna zależna od przepracowanych godzin) oraz mieszkanie na terenie prowadzonej działalności (ryczałtowe odliczenie za użytek prywatny). Oszczędzają czas i uproszczają dokumentację, ale nie zawsze są najbardziej korzystną opcją – przy drogim biurze domowym lub kosztownym pojeździe obliczenie rzeczywistych kosztów może dać większe odliczenie. Metody można łączyć w różnych kategoriach wydatków.
Show 7 more questionsShow fewer questions
Ile mogę rozliczyć za pracę z domu?
Masz dwie opcje. W ramach uproszczonych wydatków rozliczasz ryczałtową kwotę miesięczną zależną od liczby godzin pracy z domu w danym miesiącu – na przykład jedna stawka dla 25–50 godzin, wyższa dla 51–100, i jeszcze wyższa dla 101+ godzin. Alternatywnie możesz wyliczyć rzeczywistą część kosztów gospodarstwa domowego (czynsz lub odsetki od kredytu hipotecznego, podatek lokalny council tax, media, internet) przypadającą na użytek firmowy, zwykle według liczby pokoi i czasu ich wykorzystania. Metoda rzeczywistych kosztów często daje wyższe odliczenie dla osób pracujących z domu w pełnym wymiarze, ale wymaga staranniejszej dokumentacji.
Jaka jest stawka kilometrówki firmowej dla osób samozatrudnionych?
Jeśli stosujesz uproszczone wydatki dla swojego pojazdu, rozliczasz ryczałtową stawkę za każdą milę służbową: 45p za milę dla pierwszych 10 000 mil służbowych w roku podatkowym, następnie 25p za milę powyżej tego limitu, a dla motocykli 24p. Stawka ta ma pokrywać paliwo, serwis, ubezpieczenie i amortyzację, więc nie możesz rozliczać tych kosztów eksploatacyjnych osobno. Alternatywą jest rozliczenie rzeczywistej firmowej części wszystkich kosztów eksploatacji pojazdu wraz z ulgami kapitałowymi na pojazd. Po wyborze metody kilometrówkowej dla danego pojazdu musisz stosować ją konsekwentnie dla tego pojazdu.
Czym jest ulga handlowa (trading allowance) w wysokości £1000?
Ulga handlowa pozwala zarobić do £1000 przychodu z samozatrudnienia lub dorywczej działalności handlowej w roku podatkowym bez podatku, bez konieczności rejestracji do Self Assessment i prowadzenia szczegółowej dokumentacji. Jeśli Twój przychód przekracza £1000, możesz albo odliczyć rzeczywiste uznawane wydatki od przychodu, albo zamiast tego odliczyć ulgę £1000 – w zależności od tego, co jest korzystniejsze. Nie można zastosować obu naraz. Dla kogoś z bardzo niskimi wydatkami rozliczenie ryczałtowej ulgi £1000 jest zwykle korzystniejsze niż wykazywanie poszczególnych pozycji; dla kogoś z wysokimi kosztami wygrywa odliczenie rzeczywistych wydatków.
W jaki sposób wydatki obniżają mój podatek?
Uznawane wydatki są odliczane od Twojego przychodu brutto z samozatrudnienia, dając zysk podlegający opodatkowaniu. Ponieważ zarówno podatek dochodowy, jak i składka Class 4 National Insurance są naliczane od tego zysku, każdy £1 uznawanego wydatku pozwala zaoszczędzić podatek według Twojej krańcowej stawki podatkowej powiększonej o stawkę Class 4. Dla jednoosobowej działalności rozliczanej według podstawowej stawki podatku jest to w przybliżeniu 20% podatku dochodowego plus 6% Class 4 – około 26p oszczędności na każdy £1 wydatku. Dla podatnika rozliczanego według wyższej stawki część podatku dochodowego rośnie do 40%. Dlatego dokładna i kompletna dokumentacja wydatków bezpośrednio zwiększa Twój zysk netto.
Czy mogę rozliczyć sprzęt kupiony na potrzeby firmy?
Tak, ale zwykle poprzez ulgi kapitałowe (capital allowances), a nie jako bieżący wydatek. Koszt sprzętu, narzędzi, komputerów i maszyn stanowi wydatek kapitałowy i zazwyczaj rozliczasz go poprzez Annual Investment Allowance, która daje 100% ulgi na większość takich zakupów w roku zakupu, do hojnego limitu. Pojazdy mają odrębne zasady. Jeśli stosujesz metodę kasową (cash basis), z której domyślnie korzysta większość małych jednoosobowych działalności, większość sprzętu można po prostu odliczyć jako zwykły wydatek w momencie zapłaty, z wyjątkiem samochodów. Tak czy inaczej otrzymujesz ulgę – różni się jedynie mechanizm.
Czy potrzebuję paragonów na każdy wydatek?
Powinieneś przechowywać dowody na każdy rozliczany wydatek – paragony, faktury, wyciągi bankowe i kartowe oraz ewidencję przebiegu pojazdu. HMRC może poprosić o ich okazanie, a niepotwierdzone roszczenia mogą zostać odrzucone w toku kontroli, wraz z odsetkami i karami. Musisz przechowywać dokumentację działalności samozatrudnionej przez co najmniej pięć lat po terminie Self Assessment 31 stycznia danego roku podatkowego. Cyfrowa dokumentacja staje się coraz ważniejsza: Making Tax Digital for Income Tax obejmie od kwietnia 2026 jednoosobowe działalności o kwalifikującym się przychodzie powyżej £50 000, wymagając cyfrowej dokumentacji i kwartalnych aktualizacji.
Czy mogę rozliczyć wyżywienie jako osoba samozatrudniona?
Tylko w ograniczonych okolicznościach. Codzienne posiłki traktowane są jako prywatny, nieuznawany wydatek, ponieważ każdy musi jeść niezależnie od pracy. Zwykle możesz rozliczyć wyżywienie tylko wtedy, gdy dotyczy ono podróży służbowej wykraczającej poza Twój zwykły tryb pracy – na przykład nocleg poza domem lub wyjazd do nietypowego lub tymczasowego miejsca pracy. Zwykłe obiady kupowane w pobliżu Twojego stałego miejsca pracy nie kwalifikują się, nawet jeśli jesteś samozatrudniony.
Zastrzeżenie: Ten przewodnik odzwierciedla zasady UK na 2026/27 dotyczące wydatków osób samozatrudnionych. Zasady kosztów uznawanych, stawki uproszczonych wydatków, stawki kilometrówki, ulga handlowa i progi MTD zmieniają się przy okazji wydarzeń fiskalnych, a właściwa metoda zależy od Twojej sytuacji. Skonsultuj się z wykwalifikowanym księgowym przed poleganiem na tych wartościach i zapoznaj się z gov.uk po aktualne oficjalne wytyczne.
