Alocația pentru kilometraj de afaceri în UK: un ghid practic pentru 2026/27

Ratele AMAP

Schema Approved Mileage Allowance Payments stabilește ratele statutare scutite de impozit la care un angajator poate rambursa unui angajat folosirea propriului vehicul în interes de serviciu. Ratele nu s-au schimbat din 6 aprilie 2011 — o înghețare remarcabilă de 14 ani, având în vedere că adevăratul cost al șofatului a crescut substanțial. Pentru 2025/26 ratele rămân:

Plățile la nivelul sau sub aceste rate sunt scutite de impozit și de NI atât pentru angajator, cât și pentru angajat. Plățile peste aceste rate sunt tratate ca venituri impozabile din muncă și atrag PAYE și NI de Clasa 1 pentru exces. Plățile sub aceste rate pot fi completate de angajat prin Mileage Allowance Relief (MAR), recuperând impozitul (dar nu și NI) pentru diferență.

Ce se consideră kilometraj de afaceri

Testul legal se află în Secțiunile 337-339 din Income Tax (Earnings and Pensions) Act 2003: kilometrajul de afaceri este deplasarea necesară pentru îndeplinirea atribuțiilor de angajare. În practică, aceasta înseamnă deplasarea de la un loc de muncă la altul, sau de la un loc de muncă la unul temporar. Deplasarea de acasă la un loc de muncă permanent este navetă obișnuită și nu se ia în calcul, indiferent cât de esențială pare deplasarea.

Exemple de kilometraj de afaceri: un reprezentant de vânzări care merge de la birou la întâlniri cu clienți; un constructor care merge de la un șantier la altul; o asistentă medicală care vizitează pacienți în comunitate; un inginer care participă la un curs de formare unic într-un alt oraș. Exemple care NU se iau în calcul: deplasarea de acasă la birou (navetă); deplasarea de la birou acasă la sfârșitul zilei (navetă); deplasarea la o întâlnire cu un client care se întâmplă să fie aproape de casă, pe traseul de la birou (doar tronsonul birou-client este de afaceri).

Categoria „loc de muncă temporar” este cea mai controversată zonă. Un loc de muncă este temporar dacă vă așteptați în mod rezonabil să petreceți acolo mai puțin de 24 de luni. Aceasta prinde consultanți, contractori, ingineri pe proiecte și stagiari care frecventează site-uri de clienți sau de formare pentru perioade limitate. Secțiunea următoare tratează în detaliu regula de 24 de luni.

Regula de 24 de luni pentru locul de muncă temporar

Secțiunea 339 ITEPA 2003 definește un loc de muncă temporar prin referire la regula de 24 de luni. De îndată ce vă așteptați în mod rezonabil să petreceți 24 de luni sau mai mult la un anumit site, SAU ați petrecut deja mai mult decât atât, site-ul devine un loc de muncă permanent și se aplică regulile obișnuite de navetă — fără alte scutiri de kilometraj de afaceri de la domiciliu la acel site.

Regula se aplică prospectiv. Dacă acceptați un contract planificat inițial pentru 18 luni, dar acesta se extinde la 30 de luni, kilometrajul de afaceri încetează din momentul în care știți că prelungirea vă va duce peste 24 de luni — nu din momentul în care contractul a fost semnat inițial. Nu puteți reclasifica retroactiv perioadele anterioare care au fost cu adevărat temporare la momentul respectiv.

O capcană comună pentru contractori: HMRC însumează timpul petrecut pe parcursul mai multor contracte scurte cu același client final la același site. Trei plasamente consecutive de câte 12 luni cu același client la același birou, pe parcursul a trei ani, sunt tratate ca un singur angajament continuu în scopul testului de 24 de luni, nu ca trei posturi temporare separate. Documentația contează: cazurile de la tribunalul fiscal se decid pe baza autenticității așteptării la fiecare început.

Mileage Allowance Relief pentru angajați

Mileage Allowance Relief este soluția pentru angajații al căror angajator plătește mai puțin decât rata AMAP (sau deloc) pentru kilometrajul de afaceri. Secțiunea 336 ITEPA oferă autoritatea statutară. Solicitați scutire pentru diferență, reducându-vă venitul impozabil cu acea sumă.

Exemplu practic: un angajat parcurge 8.000 de mile de afaceri în 2025/26. Dreptul AMAP × mile = 45p × 8.000 = £3.600 de scutire aprobată. Angajatorul plătește 30p × 8.000 = £2.400. Diferența = £1.200. Angajatul solicită MAR de £1.200, economisind £240 de impozit la rata de bază sau £480 la rata superioară. Scutirea NU recuperează NI pentru diferență — doar impozitul pe venit.

MAR se solicită prin Self Assessment (dacă deja depuneți declarație) sau prin formularul P87 dacă nu — limita P87 este de £2.500 de cheltuieli pe an, peste care este necesară înregistrarea pentru Self Assessment. Solicitările pot fi retroactive pentru patru ani fiscali. Marea majoritate a solicitărilor MAR se rezolvă printr-o ajustare a codului fiscal în anul următor, nu printr-o rambursare în numerar.

Liber-profesioniști: rata fixă vs. costul real

Persoanele fizice autorizate și partenerii liber-profesioniști au două metode pentru a deduce costurile vehiculului din profitul afacerii și trebuie să aleagă una per vehicul, menținând-o pentru toată perioada de proprietate.

Cheltuieli simplificate (rata fixă): 45p per milă pentru primele 10.000 de mile de afaceri, 25p după aceea — aceleași rate ca AMAP. Simplu de administrat, fără nevoia de a urmări facturile reale de combustibil/reparații/ asigurare. Nu se pot solicita și amortizări de capital pentru vehicul. Cea mai bună opțiune pentru mașini cu kilometraj redus-mediu, în special cele mai noi și mai economice, unde rata fixă depășește costul real de exploatare.

Metoda costului real: se solicită o proporție de utilizare de afaceri din fiecare cost real — combustibil, asigurare, reparații, ITP, taxa rutieră, asistență rutieră, parcare — plus amortizări de capital asupra prețului de achiziție al vehiculului (18% pe an amortizare descrescătoare, 6% pentru mașini cu emisii ridicate, 100% First Year Allowance pentru mașini noi cu emisii zero). Necesită o evidență meticuloasă, inclusiv un procent contemporan de utilizare de afaceri, bazat pe kilometrajul înregistrat. Cea mai bună opțiune pentru vehicule comerciale cu kilometraj ridicat și mașini scumpe, unde rata de 45p nu acoperă costul real.

Alegerea se blochează odată ce ați depus prima declarație Self Assessment care include acel vehicul. Nu puteți schimba metodele mai târziu pentru aceeași mașină. Dacă schimbați complet vehiculul, alegerea se resetează și puteți alege din nou pentru noul vehicul. Metoda simplificată este aproape întotdeauna răspunsul mai bun pentru o mașină de familie obișnuită care face 5.000-15.000 de mile de afaceri pe an.

Evidențele necesare pentru HMRC

Așteptarea HMRC este o evidență contemporană pentru fiecare deplasare de afaceri, care să surprindă: data deplasării; adresa de plecare; adresa de destinație; scopul de afaceri (cu numele clientului sau al programării); mile confirmate prin kilometraj sau GPS. Evidențele reconstituite ulterior sau bazate pe estimări vor fi respinse la o verificare.

Aplicațiile moderne de kilometraj (TripCatcher, MileIQ, Driversnote, QuickBooks Mileage Tracker, Xero Expenses) folosesc GPS-ul telefonului pentru a înregistra automat fiecare deplasare și vă solicită să le clasificați ca fiind de afaceri sau personale. Ele produc rapoarte conforme cu cerințele HMRC, sub formă de CSV sau PDF. Registrele pe hârtie rămân acceptate — formatul nu contează, doar completitudinea și contemporaneitatea evidenței.

Perioade de păstrare: 6 ani de la sfârșitul anului fiscal pentru liber-profesioniști (standardul Self Assessment), sau până la a doua aniversare a sfârșitului anului fiscal pentru solicitările P87 ale angajaților. Competențele de verificare ale HMRC se întind pe patru ani pentru cazurile fără neglijență și pe șase ani pentru cele cu neglijență, așadar regula de șase ani este baza sigură pentru toată lumea.

Plățile pentru pasageri

O sumă suplimentară de 5p per milă per pasager poate fi plătită scutit de impozit atunci când transportați un coleg angajat care călătorește de asemenea în interes de serviciu — „plata pentru pasager”. Astfel, o deplasare cu un coleg plătește 50p/milă (45p + 5p); cu doi colegi 55p/milă. Nu există o limită privind numărul de plăți pentru pasageri per deplasare, deși se aplică limitele practice ale numărului de locuri din mașină.

Plățile pentru pasageri nu se aplică pentru motociclete, biciclete sau pentru pasageri care nu sunt angajați (familie, prieteni, clienți). Sunt finanțate în întregime de angajator — nu există un echivalent MAR pentru ca un angajat să solicite scutire pentru o diferență la plata pentru pasager. Dacă angajatorul nu oferă plăți pentru pasageri, pur și simplu pierdeți acest beneficiu.

În practică, doar o minoritate a angajatorilor din UK operează scheme de plată pentru pasageri, în parte din cauza efortului administrativ de a verifica dacă fiecare pasager a fost cu adevărat un coleg de afaceri. Instituțiile din sectorul public și marile firme de consultanță sunt cei mai constanți utilizatori.

Recuperarea TVA și Advisory Fuel Rates

Companiile înregistrate în scopuri de TVA pot recupera TVA-ul pentru componenta de combustibil a kilometrajului de afaceri plătit angajaților. HMRC publică trimestrial Advisory Fuel Rates (AFR), stabilind costul presupus de combustibil per milă pentru șoferii de mașini de companie. Cele mai recente AFR pentru 2025/26 sunt în jur de 11-15p per milă pentru mașini pe benzină, în funcție de capacitatea motorului, 10-14p pentru motorină, 7p pentru electricitate la mașinile electrice de companie.

TVA-ul recuperabil se calculează ca 1/6 din componenta de combustibil × mile de afaceri (deoarece TVA-ul din UK de 20% înseamnă £100 net + £20 TVA = £120 brut, deci proporția TVA din suma brută este 20/120 = 1/6). Pentru 5.000 de mile de afaceri la un AFR de 13p, componenta de combustibil este £650, iar TVA-ul recuperabil este aproximativ £108. Trebuie să păstrați chitanțe de TVA egale cu suma recuperabilă, ca dovadă.

Rețineți că AFR și AMAP sunt concepte diferite. AMAP este rata de rambursare scutită de impozit plătită șoferului. AFR stă la baza recuperării TVA (și, de asemenea, stabilește rata de rambursare pentru șoferii de mașini de companie care plătesc pentru propriul combustibil și sunt rambursați). Pentru o mașină deținută privat, folosită pentru kilometraj de afaceri, ambele se aplică: 45p AMAP pentru șofer, plus recuperarea TVA pentru aproximativ 13p din componenta de combustibil, pentru companie.

Exemple practice

Exemplul 1 — Angajat la 8.000 de mile de afaceri, angajatorul plătește 30p:Dreptul AMAP = 45p × 8.000 = £3.600. Angajatorul plătește = 30p × 8.000 = £2.400. Diferența scutită de impozit prin MAR = £1.200. La rata de bază, MAR economisește £240; la rata superioară £480. Angajatul depune formularul P87 (sau Self Assessment dacă este deja înregistrat în SA). HMRC ajustează codul fiscal sau rambursează prin Bacs.

Exemplul 2 — Persoană fizică autorizată la 15.000 de mile de afaceri, folosind metoda simplificată:Primele 10.000 de mile × 45p = £4.500. Următoarele 5.000 de mile × 25p = £1.250. Deducerea totală din profitul afacerii = £5.750. La rata de bază de 20%, aceasta înseamnă £1.150 de impozit pe venit economisit, plus £345 de NI Clasa 4 economisit la 6%; la rata superioară de 40%, £2.300 de impozit economisit, plus £115 de Clasa 4 la 2%.

Exemplul 3 — Recuperarea TVA din partea angajatorului: angajatorul rambursează unui angajat 45p × 8.000 = £3.600 scutit de impozit. AFR pentru mașina pe benzină de 1,6L a angajatului este 12p/milă, deci componenta de combustibil = 12p × 8.000 = £960. TVA-ul recuperabil = £960 ÷ 6 = £160. Angajatorul are nevoie de £960 de chitanțe de TVA pentru a susține recuperarea.

Exemplul 4 — Șofer cu pasager: parcurge 5.000 de mile împreună cu un coleg, prezent pentru jumătate din acestea. Plata pentru șofer: 5.000 × 45p = £2.250. Plata pentru pasager: 2.500 × 5p = £125. Rambursare totală scutită de impozit: £2.375. Plata de £125 pentru pasager se adaugă la și pe lângă rata principală de kilometraj.

Greșeli frecvente

Prima și cea mai frecventă: solicitarea milelor de acasă la birou ca fiind de afaceri. Acestea nu se califică niciodată, cu excepția cazului în care domiciliul dumneavoastră este o bază de afaceri autentică (rar și necesită criterii HMRC specifice — de obicei se aplică doar celor care lucrează de acasă, fără birou permanent și cu cerințe specifice de echipament).

A doua: aplicarea incorectă a pragului de 10.000 de mile per vehicul. Limita de 10.000 este per an fiscal per persoană, indiferent de câte vehicule folosiți. Folosirea a două mașini nu resetează pragul; tot ajungeți la 25p odată ce kilometrajul de afaceri combinat depășește 10.000.

A treia: schimbarea metodelor pe parcursul aceluiași vehicul, ca persoană fizică autorizată. Odată ce ați început să folosiți metoda simplificată pentru un vehicul într-o declarație fiscală, nu puteți trece la costul real pentru același vehicul într-un an ulterior.

A patra: uitarea faptului că MAR este disponibil. HMRC estimează că milioane de lire de MAR rămân nesolicitate în fiecare an, deoarece angajații cu rambursare sub-AMAP nu realizează că pot completa diferența prin Self Assessment sau P87. Fereastra de retroactivitate de patru ani înseamnă că mai puteți solicita pentru 2021/22-2024/25 până la 5 aprilie 2026.

Referințe oficiale

• gov.uk: Deplasări — rate și alocații pentru kilometraj și combustibil
• gov.uk: Kilometraj pentru deplasările de afaceri ale angajaților
• gov.uk: Cheltuieli simplificate — vehicule
• gov.uk: Advisory Fuel Rates
• gov.uk: Scutire fiscală pentru angajați — kilometraj de afaceri
• HMRC EIM31800: Cheltuieli de deplasare — locuri de muncă temporare