Компенсація витрат на службовий пробіг у UK: практичний посібник на 2026/27

Ставки AMAP

Схема Approved Mileage Allowance Payments встановлює законодавчі безподаткові ставки, за якими роботодавець може відшкодувати працівнику використання власного транспортного засобу для службових цілей. Ставки не змінювалися з 6 квітня 2011 року — приголомшливе 14-річне заморожування з огляду на те, що реальна вартість утримання авто значно зросла. На 2025/26 рік ставки залишаються такими:

Виплати на рівні цих ставок або нижче звільнені від податку та NI як для роботодавця, так і для працівника. Виплати понад ставки вважаються оподатковуваним трудовим доходом і оподатковуються PAYE та Class 1 NI на надлишок. Виплати нижче ставок працівник може доповнити через Mileage Allowance Relief (MAR), повернувши податок (але не NI) на різницю.

Що вважається службовим пробігом

Юридичний критерій міститься в розділах 337-339 Income Tax (Earnings and Pensions) Act 2003: службовий пробіг — це поїздки, необхідні для виконання обов'язків за місцем роботи. На практиці це означає поїздки з одного робочого місця в інше або з робочого місця до тимчасового робочого місця. Поїздки з дому до постійного робочого місця є звичайним доїздом на роботу і не враховуються, незалежно від того, наскільки важливою здається поїздка.

Приклади службового пробігу: торговий представник, що їде з офісу на зустрічі з клієнтами; будівельник, що переїжджає з об'єкта на об'єкт; медсестра, що відвідує пацієнтів у громаді; інженер, що бере участь у разовому навчальному курсі в іншому місті. Приклади, які НЕ враховуються: поїздка з дому до офісу (доїзд на роботу); поїздка з офісу додому наприкінці дня (доїзд на роботу); поїздка на зустріч із клієнтом, що випадково розташована поблизу вашого дому по дорозі з офісу (службовим є лише відрізок офіс-клієнт).

Категорія «тимчасового робочого місця» є найбільш суперечливою. Робоче місце вважається тимчасовим, якщо ви обґрунтовано очікуєте провести там менше 24 місяців. Це стосується консультантів, підрядників, інженерів проєктної роботи та стажерів, які відвідують об'єкти клієнтів або навчальні центри протягом обмеженого періоду. Наступний розділ детально розглядає правило 24 місяців.

Правило тимчасового робочого місця 24 місяці

Розділ 339 ITEPA 2003 визначає тимчасове робоче місце через правило 24 місяців. Щойно ви обґрунтовано очікуєте провести на певному об'єкті 24 місяці чи більше, АБО ви вже провели там більше цього терміну, об'єкт стає постійним робочим місцем, і застосовуються звичайні правила доїзду на роботу — жодної пільги за службовий пробіг з дому до цього об'єкта.

Правило діє на перспективу. Якщо ви укладаєте контракт, спочатку розрахований на 18 місяців, але його продовжують до 30 місяців, службовий пробіг припиняється з моменту, коли ви дізнаєтесь, що продовження перевищить 24 місяці, — а не з моменту підписання контракту. Ви не можете заднім числом перекласифікувати попередній період, який на той момент був справді тимчасовим.

Типова пастка для підрядників: HMRC підсумовує час, проведений на кількох коротких контрактах з тим самим кінцевим клієнтом на тому самому об'єкті. Три послідовні 12-місячні контракти з одним і тим самим клієнтом в одному офісі протягом трьох років трактуються як одне безперервне залучення для цілей тесту 24 місяців, а не як три окремі тимчасові призначення. Документація має значення: справи в податкових трибуналах вирішуються на основі щирості очікувань на момент початку кожного контракту.

Mileage Allowance Relief для працівників

Mileage Allowance Relief — це варіант для працівників, чий роботодавець платить менше ставки AMAP (або не платить взагалі) за службовий пробіг. Розділ 336 ITEPA надає законодавчі підстави. Ви заявляєте пільгу на різницю, зменшуючи свій оподатковуваний дохід на цю суму.

Приклад розрахунку: працівник проїжджає 8000 службових миль у 2025/26 році. Право за AMAP = 45p × 8000 = £3600 схваленої пільги. Роботодавець платить 30p × 8000 = £2400. Різниця = £1200. Працівник заявляє MAR на £1200, заощаджуючи £240 податку за базовою ставкою або £480 за вищою. Пільга НЕ повертає NI на різницю — лише прибутковий податок.

MAR заявляється через Self Assessment (якщо ви вже подаєте декларацію) або через форму P87, якщо ні — ліміт для P87 становить £2500 витрат на рік, понад який потрібна реєстрація Self Assessment. Заяви можна подавати заднім числом за чотири податкові роки. Переважна більшість заяв MAR вирішується через коригування податкового коду наступного року, а не через готівкове повернення.

Самозайняті: фіксована ставка проти фактичних витрат

Самозайняті одноосібні підприємці та партнери мають два методи вирахування витрат на транспортний засіб з прибутку бізнесу, і мають обрати один метод для кожного транспортного засобу та дотримуватися його протягом усього періоду володіння.

Спрощені витрати (фіксована ставка): 45 пенсів за милю за перші 10 000 службових миль, 25 пенсів надалі — ті самі ставки, що й AMAP. Простий в адмініструванні, немає потреби відстежувати фактичні рахунки за паливо/ремонт/страхування. Не можна додатково заявляти капітальні знижки на транспортний засіб. Найкраще підходить для автомобілів з невеликим і середнім пробігом, особливо новіших та економічніших, де фіксована ставка перевищує реальну вартість експлуатації.

Метод фактичних витрат: заявляється частка ділового використання від кожної фактичної витрати — паливо, страхування, ремонт, техогляд, дорожній податок, допомога на дорозі, паркування — плюс капітальні знижки на вартість придбання транспортного засобу (18% на рік знижки на знецінення, 6% для авто з високими викидами, 100% First Year Allowance для нових авто з нульовими викидами). Вимагає ретельного ведення обліку, включно з поточним визначенням частки ділового використання на основі зафіксованого пробігу. Найкраще підходить для комерційного транспорту з великим пробігом і дорогих авто, де ставка 45p не покриває реальну вартість.

Вибір фіксується після подання першої декларації Self Assessment, що включає цей транспортний засіб. Ви не можете пізніше змінити метод для того самого авто. Якщо ви повністю змінюєте транспортний засіб, вибір скидається, і ви можете обрати заново для нового авто. Спрощений метод майже завжди є кращим вибором для звичайного сімейного автомобіля з пробігом 5000-15 000 службових миль на рік.

Записи, які вимагає HMRC

HMRC очікує поточного обліку кожної службової поїздки з фіксацією: дати поїздки; адреси відправлення; адреси призначення; ділової мети (з іменем клієнта чи зустрічі, де це доречно); показань одометра або підтверджених GPS службових миль. Реконструйовані заднім числом або оціночні записи будуть відхилені під час перевірки.

Сучасні застосунки для обліку пробігу (TripCatcher, MileIQ, Driversnote, QuickBooks Mileage Tracker, Xero Expenses) використовують GPS телефону для автоматичного запису кожної поїздки та пропонують класифікувати її як службову чи особисту. Вони формують звіти у форматі CSV чи PDF, що відповідають вимогам HMRC. Паперові журнали також прийнятні — формат не має значення, важлива лише повнота та актуальність запису.

Терміни зберігання: 6 років від кінця податкового року для самозайнятих (стандарт Self Assessment), або до другої річниці кінця податкового року для заяв P87 працівників. Повноваження HMRC щодо перевірок сягають чотирьох років для необережних випадків і шести для випадків з ознаками недбалості, тож шестирічне правило є безпечним базовим орієнтиром для всіх.

Виплати за пасажирів

Додаткові 5 пенсів за милю за пасажира можна виплачувати безподатково, коли ви перевозите колегу, який також перебуває у службовому відрядженні, — «виплата за пасажира». Тож поїздка з одним колегою оплачується за ставкою 50p/милю (45p + 5p), із двома колегами — 55p/милю. Немає обмеження на кількість виплат за пасажирів на одну поїздку, хоча діють практичні обмеження за кількістю місць в авто.

Виплати за пасажирів не застосовуються до мотоциклів, велосипедів або до пасажирів, які не є працівниками (родина, друзі, клієнти). Вони повністю фінансуються роботодавцем — для працівника немає аналога MAR щодо заявлення пільги на різницю виплати за пасажира. Якщо роботодавець не пропонує виплати за пасажирів, ви просто втрачаєте цю пільгу.

На практиці лише меншість роботодавців у UK впроваджують схеми виплат за пасажирів, частково через адміністративне навантаження, пов'язане з перевіркою, що кожен пасажир справді був службовим супутником. Державні установи та великі консалтингові фірми є найпослідовнішими користувачами таких схем.

Відшкодування ПДВ і рекомендовані ставки палива

Компанії, зареєстровані як платники ПДВ, можуть відшкодувати ПДВ на паливну складову службового пробігу, оплаченого працівникам. HMRC щоквартально публікує рекомендовані ставки палива (Advisory Fuel Rates, AFR), що встановлюють умовну вартість палива за милю для водіїв службових авто. Останні ставки AFR на 2025/26 становлять приблизно 11-15 пенсів за милю для бензинових авто залежно від об'єму двигуна, 10-14 пенсів для дизельних, 7 пенсів для електрики на службових електромобілях.

ПДВ до відшкодування розраховується як 1/6 від паливної складової × службові милі (оскільки ПДВ у UK за ставкою 20% означає, що £100 нетто + £20 ПДВ = £120 брутто, тож частка ПДВ у сумі брутто становить 20/120 = 1/6). Для 5000 службових миль за ставкою AFR 13 пенсів паливна складова становить £650, а ПДВ до відшкодування — приблизно £108. Потрібно зберігати чеки з ПДВ на суму, що відповідає сумі відшкодування, як підтвердження.

Зверніть увагу, що AFR і AMAP — різні поняття. AMAP — це безподаткова ставка відшкодування, що виплачується водію. AFR лежить в основі відшкодування ПДВ (а також встановлює ставку відшкодування для водіїв службових авто, які самі оплачують паливо і отримують компенсацію). Для приватного авто на службових поїздках застосовуються обидва: 45p AMAP водію, плюс відшкодування ПДВ приблизно на 13p паливної складової для бізнесу.

Приклади розрахунків

Приклад 1 — Працівник на 8000 службових миль, роботодавець платить 30p:Право за AMAP = 45p × 8000 = £3600. Роботодавець платить = 30p × 8000 = £2400. Безподаткова різниця через MAR = £1200. За базовою ставкою MAR заощаджує £240; за вищою — £480. Працівник подає форму P87 (або Self Assessment, якщо вже в SA). HMRC коригує податковий код або повертає кошти через Bacs.

Приклад 2 — Одноосібний підприємець на 15 000 службових миль зі спрощеним методом: Перші 10 000 миль × 45p = £4500. Наступні 5000 миль × 25p = £1250. Загальне вирахування з прибутку бізнесу = £5750. За базовою ставкою 20% це £1150 заощадженого прибуткового податку плюс £345 заощадженого Class 4 NI за ставкою 6%; за вищою ставкою 40% — £2300 заощадженого податку плюс £115 Class 4 за ставкою 2%.

Приклад 3 — Відшкодування ПДВ з боку роботодавця: роботодавець відшкодовує працівнику 45p × 8000 = £3600 безподатково. AFR для бензинового авто працівника об'ємом 1,6л становить 12p/милю, тож паливна складова = 12p × 8000 = £960. ПДВ до відшкодування = £960 ÷ 6 = £160. Роботодавцю потрібні чеки з ПДВ на £960 для підтвердження відшкодування.

Приклад 4 — Водій із пасажиром: проїжджає 5000 миль, з яких половину — з колегою на борту. Виплата водію: 5000 × 45p = £2250. Виплата за пасажира: 2500 × 5p = £125. Загальне безподаткове відшкодування: £2375. Виплата за пасажира £125 є додатковою і нараховується понад основну ставку пробігу.

Поширені помилки

Перша й найпоширеніша: заявлення миль від дому до офісу як службових. Вони ніколи не рахуються, якщо ваш дім не є справжньою діловою базою (рідкісний випадок з конкретними критеріями HMRC — зазвичай стосується лише надомних працівників без постійного офісу та з певними вимогами до обладнання).

Друга: неправильне застосування порогу в 10 000 миль на транспортний засіб. Ліміт у 10 000 миль діє на податковий рік на людину, незалежно від кількості транспортних засобів, якими ви користуєтесь. Використання двох авто не скидає поріг; ви все одно переходите на ставку 25p, щойно ваш сукупний службовий пробіг перевищить 10 000 миль.

Третя: зміна методу посеред використання одного авто самозайнятим. Щойно ви почали використовувати спрощений метод для транспортного засобу в одній податковій декларації, ви не можете перейти на метод фактичних витрат для того самого авто пізнішого року.

Четверта: забування про доступність MAR. За оцінками HMRC, мільйони фунтів MAR залишаються незаявленими щороку, оскільки працівники з відшкодуванням нижче AMAP не усвідомлюють, що можуть доповнити його через Self Assessment або P87. Чотирирічне вікно для заднього числа означає, що ви все ще можете заявити 2021/22-2024/25 аж до 5 квітня 2026 року.

Офіційні джерела

• gov.uk: Подорожі — ставки пробігу та палива
• gov.uk: Службовий пробіг для працівників
• gov.uk: Спрощені витрати — транспортні засоби
• gov.uk: Рекомендовані ставки палива
• gov.uk: Податкова пільга для працівників — службовий пробіг
• HMRC EIM31800: Витрати на подорожі — тимчасові робочі місця