Prawa do elastycznej pracy w Wielkiej Brytanii: prawo od pierwszego dnia i jak złożyć wniosek (2026)

Zmiany z kwietnia 2024

Ustawa Employment Relations (Flexible Working) Act 2023 otrzymała Royal Assent w lipcu 2023 r. i weszła w życie 6 kwietnia 2024 r. Wprowadziła trzy główne zmiany w ustawowym systemie elastycznej pracy na mocy sekcji 80F–80I ustawy Employment Rights Act 1996:

Dodatkowo Kodeks Postępowania Acas dotyczący wniosków o elastyczną pracę został zaktualizowany w kwietniu 2024 r., aby dostosować go do nowego prawa. Kodeks nie jest prawnie wiążący, ale trybunały pracy biorą go pod uwagę przy ocenie, czy pracodawca postępował rozsądnie.

Co uznaje się za elastyczną pracę

Wniosek o elastyczną pracę może dotyczyć dowolnej zmiany godzin, czasu pracy lub miejsca pracy pracownika. Najczęstsze rozwiązania:

• Niepełny wymiar godzin: Mniej godzin tygodniowo — na przykład 3 dni zamiast 5.
• Skompresowane godziny: Ta sama łączna liczba godzin tygodniowych skompresowana w mniejszą liczbę dni — na przykład 37 godzin w 4 dni zamiast 5.
• Dzielenie stanowiska: Jedna pełnoetatowa rola podzielona między dwóch pracowników.
• Praca zdalna / praca z domu: Część lub cała praca wykonywana w domu lub w innym uzgodnionym miejscu poza siedzibą pracodawcy.
• Ruchomy czas pracy: Stałe główne godziny (np. 10:00–15:00) ze zmiennymi godzinami rozpoczęcia i zakończenia, pod warunkiem osiągnięcia tygodniowego wymiaru.
• Godziny roczne: Stała liczba godzin rocznych rozłożona elastycznie w ciągu roku — częste w handlu detalicznym i opiece zdrowotnej.
• Przesunięte godziny: Inne godziny rozpoczęcia/zakończenia niż standardowe, ale ustalony wzorzec — na przykład 7:00–15:00 zamiast 9:00–17:00.
• Praca w okresie roku szkolnego: Pełny wymiar godzin w trakcie roku szkolnego, skrócone godziny lub urlop bezpłatny podczas wakacji szkolnych.

Możesz wnioskować o kombinację tych rozwiązań. Na przykład wniosek o 4 dni w tygodniu na skompresowanych godzinach, z dwoma z tych dni pracy z domu, stanowi jeden wniosek. Bądź konkretny — niejasne wnioski są trudniejsze do oceny przez pracodawców i bardziej narażone na odmowę z przyczyn operacyjnych.

Jak złożyć formalny wniosek

Ustawowy wniosek o elastyczną pracę musi mieć formę pisemną. Musi zawierać:

1. Oświadczenie, że jest to wniosek na podstawie sekcji 80F ustawy Employment Rights Act 1996.
2. Datę wniosku.
3. Opis proponowanego rozwiązania elastycznej pracy (godziny, dni, lokalizacja).
4. Datę, od której ma obowiązywać rozwiązanie.
5. Oświadczenie, czy składałeś wcześniej jakiekolwiek ustawowe wnioski, a jeśli tak, datę ostatniego z nich.

Uwaga: od kwietnia 2024 r. nie musisz już wyjaśniać, jaki wpływ zmiana będzie miała na twojego pracodawcę ani jak można ten wpływ zniwelować — ten wymóg został zniesiony. Nadal jednak dobrą praktyką jest proaktywne odniesienie się do tej kwestii: pracodawcy chętniej się zgadzają, gdy widzą, że pracownik przemyślał konsekwencje operacyjne.

Złóż wniosek e-mailem lub listem — zachowaj kopię i zanotuj datę wysłania. 2-miesięczny okres odpowiedzi pracodawcy zaczyna się w dniu otrzymania wniosku.

8 ustawowych podstaw odmowy

Pracodawca może odmówić wniosku o elastyczną pracę tylko na podstawie jednej lub więcej z poniższych ośmiu podstaw (sekcja 80G(1)(b) ustawy Employment Rights Act 1996). Odmowa z jakiejkolwiek innej przyczyny jest niezgodna z prawem:

1. Dodatkowe koszty. Zmiana nałożyłaby na pracodawcę dodatkowe koszty, których nie można racjonalnie uzasadnić w kontekście działalności firmy.
2. Negatywny wpływ na zdolność do zaspokojenia popytu klientów. Proponowany rozkład pracy znacząco utrudniłby obsługę klientów w sposób, w jaki firma musi funkcjonować.
3. Brak możliwości reorganizacji pracy wśród obecnych pracowników. Nie ma realnej możliwości rozdzielenia obowiązków pracownika wśród istniejącego zespołu, aby uwzględnić proponowane rozwiązanie.
4. Brak możliwości zatrudnienia dodatkowego personelu. Pracodawca nie może zatrudnić dodatkowego personelu, aby pokryć lukę powstałą wskutek zmiany — na przykład w wyspecjalizowanej roli przy ograniczonym rynku pracy.
5. Negatywny wpływ na jakość. Proponowane rozwiązanie obniżyłoby jakość pracy, produktów lub usług dostarczanych przez firmę.
6. Negatywny wpływ na wydajność. Wydajność indywidualna lub zespołowa zostałaby niekorzystnie dotknięta przez proponowany rozkład pracy w sposób istotny dla firmy.
7. Niewystarczająca ilość pracy w okresach, w których pracownik proponuje pracować. W proponowanych godzinach faktycznie brakuje wystarczającej ilości pracy — na przykład wniosek o pracę wyłącznie poza szczytowymi godzinami działalności, gdy większość obowiązków wymaga obecności w tych godzinach.
8. Planowane zmiany strukturalne. Pracodawca planuje zmiany w strukturze firmy, które sprawiają, że proponowane rozwiązanie jest niezgodne z jego przyszłym kierunkiem rozwoju.

Pracodawca musi wskazać konkretną podstawę (podstawy) w pisemnym powiadomieniu o odmowie. Samo stwierdzenie “potrzeby biznesowe” bez wskazania odpowiedniej podstawy jest niewystarczające. Zaktualizowany Kodeks Acas mówi, że pracodawcy powinni również wyjaśnić, choćby krótko, dlaczego dana podstawa ma zastosowanie w konkretnych okolicznościach.

Kodeks Postępowania Acas

Kodeks Postępowania Acas dotyczący wniosków o elastyczną pracę (zaktualizowany w kwietniu 2024 r.) określa standard rozsądnego zachowania oczekiwany od pracodawców. Chociaż Kodeks nie jest bezpośrednio egzekwowalny, trybunały pracy muszą brać go pod uwagę przy ocenie, czy pracodawca postępował rozsądnie — a niezastosowanie się do Kodeksu może skutkować podwyższeniem przyznanej rekompensaty o do 25%.

Kluczowe oczekiwania Kodeksu Acas:

• Odpowiadać na wnioski niezwłocznie i w ciągu 2 miesięcy.
• Rzetelnie rozpatrywać wnioski — a nie automatycznie odrzucać.
• Zorganizować spotkanie z pracownikiem w celu omówienia wniosku (w razie potrzeby).
• Umożliwić pracownikowi towarzystwo na każdym formalnym spotkaniu przedstawiciela związku zawodowego lub kolegi z pracy.
• Zapewnić prawo do odwołania od każdej odmowy.
• Przekazywać decyzje w formie pisemnej wraz z uzasadnieniem.
• Zaproponować alternatywne rozwiązania, jeśli konkretny wniosek nie może zostać uwzględniony.

Prawo do odwołania i Trybunał Pracy

Odwołanie wewnętrzne: Kodeks Acas oczekuje, że pracodawcy zaoferują możliwość odwołania od odmowy. Nie jest to prawo ustawowe (w odróżnieniu od postępowań dyscyplinarnych), ale jest standardową dobrą praktyką. Odwołanie powinno być rozpatrywane przez innego menedżera, najlepiej wyższego rangą niż osoba, która podjęła pierwotną decyzję.

Trybunał Pracy: Jeśli procedura wewnętrzna zawiedzie (lub nie zostanie zaoferowana), możesz złożyć skargę do Trybunału Pracy. Ścisły termin wynosi 3 miesiące minus jeden dzień od daty ostatecznej decyzji pracodawcy (lub ostatniego dnia 2-miesięcznego okresu odpowiedzi, jeśli pracodawca nie odpowiedział). Przed złożeniem pozwu do Trybunału Pracy musisz powiadomić Acas za pośrednictwem usługi Early Conciliation — Acas podejmie próbę rozstrzygnięcia sporu; ten proces “zatrzymuje zegar” okresu przedawnienia.

Co może przyznać Trybunał: Rekompensatę do 8 tygodni wynagrodzenia (ograniczoną do ustawowego tygodniowego limitu wynagrodzenia, £643 od kwietnia 2024 r.) za naruszenie proceduralne (np. niedopełnienie procedury). Trybunał nie może nakazać pracodawcy przyznania rozwiązania elastycznej pracy. Aby rekompensata miała realne znaczenie, roszczenie o dyskryminację jest często bardziej wartościowe.

Zasada proceduralna 8 tygodni: Pracodawca, który nie podejmie decyzji w ciągu 2-miesięcznego okresu, narusza ustawową procedurę i może zostać zobowiązany do wypłaty 8 tygodni wynagrodzenia. Jest to wyłącznie kara proceduralna i nie oznacza automatycznie, że rozwiązanie zostanie przyznane.

Niepełnosprawność i rozsądne dostosowania

Jeśli masz niepełnosprawność (zgodnie z definicją w ustawie Equality Act 2010 — fizyczne lub umysłowe upośledzenie, które ma istotny, długotrwały negatywny wpływ na zdolność do wykonywania normalnych codziennych czynności), masz prawa, które wykraczają poza ustawowy system elastycznej pracy.

Obowiązek wprowadzania rozsądnych dostosowań (sekcja 20 ustawy Equality Act 2010) wymaga od pracodawców podjęcia rozsądnych kroków w celu usunięcia istotnej niekorzystnej sytuacji spowodowanej “przepisem, kryterium lub praktyką”, która stawia niepełnosprawnych pracowników w niekorzystnej sytuacji. Godziny pracy, wymogi obecności i polityki obecności w biurze to wszystko przepisy/kryteria/praktyki, które mogą wywołać ten obowiązek.

Kluczowe różnice między rozsądnymi dostosowaniami a ustawową elastyczną pracą:

• Brak okresu kwalifikacyjnego — obowiązek obowiązuje od pierwszego dnia.
• Nie jest wymagany formalny wniosek — obowiązek powstaje automatycznie, gdy pracodawca wie lub powinien wiedzieć o niepełnosprawności.
• Nie może zostać odrzucony wyłącznie z przyczyn biznesowych — kwestią jest, czy dostosowanie jest “rozsądne”, co uwzględnia koszt, wykonalność i to, jak bardzo pomaga pracownikowi.
• Rekompensata: jeśli roszczenie o rozsądne dostosowanie zostanie uwzględnione przez Trybunał, rekompensata nie jest ograniczona i może obejmować zadośćuczynienie za krzywdę.

Jeśli twój wniosek o elastyczną pracę dotyczy niepełnosprawności, rozważ sformułowanie go zarówno jako wniosku o rozsądne dostosowanie, jak i ustawowego wniosku o elastyczną pracę. Oba roszczenia mogą przebiegać równolegle.

Ryzyko dyskryminacji dla pracodawców

Odmowa elastycznej pracy może wywołać roszczenie o dyskryminację, jeśli odmowa jest powiązana z chronioną cechą na mocy ustawy Equality Act 2010. Najczęstsze scenariusze:

• Pośrednia dyskryminacja ze względu na płeć: Ogólna polityka obecności w biurze, która stawia w niekorzystnej sytuacji matki (które nieproporcjonalnie częściej mają główną odpowiedzialność za opiekę nad dziećmi), może stanowić pośrednią dyskryminację ze względu na płeć, chyba że zostanie uzasadniona jako proporcjonalny środek do osiągnięcia uzasadnionego celu. Przełomowa sprawa Dobson v North Cumbria Integrated Care NHS Foundation Trust [2021] ustaliła, że trybunały muszą aktywnie rozważyć, czy niekorzystna sytuacja związana z opieką nad dziećmi jest “oczywista”, zamiast wymagać od pracownika udowodnienia jej statystycznie.
• Dyskryminacja ze względu na niepełnosprawność: Odmowa, która zmusza niepełnosprawnego pracownika do pracy w sposób pogarszający jego stan, gdy rozsądne dostosowanie usunęłoby niekorzystną sytuację, może stanowić niedopełnienie obowiązku rozsądnych dostosowań i/lub pośrednią dyskryminację ze względu na niepełnosprawność.
• Religia lub przekonania: Wniosek o unikanie pracy w dniu odpoczynku religijnego, który zostanie odrzucony bez właściwego rozważenia, może stanowić pośrednią dyskryminację religijną.
• Wiek: Ogólne polityki, które stawiają w niekorzystnej sytuacji starszych pracowników (którzy mogą potrzebować bardziej elastycznych rozwiązań ze względów zdrowotnych lub opiekuńczych), mogą wywołać pośrednią dyskryminację ze względu na wiek.

Roszczenia o dyskryminację nie podlegają limitowi rekompensaty 8 tygodni — odszkodowania mogą sięgać dziesiątek tysięcy funtów, w tym zadośćuczynienie za krzywdę. Pracodawcy powinni starannie dokumentować wszystkie decyzje i rozpatrywać każdy wniosek indywidualnie.

Praktyczne wskazówki dla pracowników

• Sformułuj wniosek wokół korzyści dla firmy. Wyjaśnij, dlaczego to rozwiązanie działa na korzyść zespołu, a nie tylko dla ciebie. Na przykład: “Praca w skompresowanym 4-dniowym tygodniu pozwoli mi odpowiadać na e-maile klientów poza standardowymi godzinami w dodatkowym dniu, skracając czas reakcji.”
• Zaproponuj okres próbny. Wielu pracodawców czuje się bardziej komfortowo z podejściem “spróbujmy przez 3 miesiące” niż ze stałą zmianą. Udany okres próbny jest zwykle przekształcany w stałe rozwiązanie.
• Bądź konkretny. Niejasne wnioski (“trochę pracy zdalnej”) łatwiej odrzucić. Podaj dokładne dni, godziny i lokalizację.
• Proaktywnie odnieś się do obaw operacyjnych. Przewiduj prawdopodobne zastrzeżenia — pokrycie obowiązków, spotkania, kontakt z klientem — i zaproponuj rozwiązania już we wniosku.
• Rozważ rozwiązania hybrydowe. Wniosek o 3 dni pracy zdalnej i 2 dni w biurze jest mniej niepokojący dla wielu pracodawców niż wniosek o pełną pracę zdalną. Zacznij od umiarkowanego wniosku; zawsze możesz renegocjować po udanym okresie próbnym.
• Zachowuj dokumentację. Składaj wniosek e-mailem i potwierdzaj jego otrzymanie. Zapisuj wszystkie daty spotkań, ich uczestników i to, co zostało powiedziane. Jest to kluczowe, jeśli sprawa trafi do trybunału.
• Poznaj swoje prawa przed spotkaniem. Masz prawo do towarzystwa przedstawiciela związku zawodowego lub kolegi z pracy na każdym formalnym spotkaniu. Zażądaj tego na piśmie.

Co zrobić w przypadku odmowy

Jeśli twój wniosek zostanie odrzucony, wykonaj poniższe kroki w kolejności:

1. Przeanalizuj pismo odmowne. Sprawdź, jaka podstawa (podstawy) zostały wskazane i czy pracodawca wyjaśnił, dlaczego mają zastosowanie. Odmowa wskazująca tylko podstawę bez faktów jest prawdopodobnie wadliwa proceduralnie.
2. Zażądaj odwołania. Napisz do działu HR lub do bardziej starszego menedżera, żądając formalnego odwołania w ciągu 5–10 dni. Wskaż konkretne podstawy, na których uważasz, że odmowa była błędna.
3. Negocjuj nieformalnie. Czasami zmodyfikowany wniosek (inne godziny, okres próbny lub etapowe wprowadzenie) jest akceptowalny, tam gdzie pierwotny został odrzucony. Zbadaj tę możliwość równolegle z formalnym odwołaniem.
4. Skontaktuj się z Acas Early Conciliation. Przed pójściem do trybunału musisz powiadomić Acas (online na acas.org.uk). Acas podejmie próbę rozstrzygnięcia sporu. To wstrzymuje bieg terminu przedawnienia.
5. Złóż pozew do Trybunału Pracy w ciągu 3 miesięcy od odmowy (minus 1 dzień). Rozważ, czy dostępne jest roszczenie o dyskryminację (nieograniczona rekompensata) obok roszczenia ustawowego (ograniczonego do 8 tygodni wynagrodzenia).