Права на гнучкий графік роботи у Великій Британії: право з першого дня та як подати запит (2026)

Зміни квітня 2024

Employment Relations (Flexible Working) Act 2023 отримав королівську згоду в липні 2023 року та набув чинності 6 квітня 2024 року. Він вніс три ключові зміни до законного режиму гнучкого графіка роботи за розділами 80F–80I Employment Rights Act 1996:

Крім того, Кодекс практики Acas щодо запитів на гнучкий графік роботи був оновлений у квітні 2024 року відповідно до нового закону. Кодекс не є юридично обов'язковим, але суди з трудових спорів враховують його, оцінюючи, чи діяв роботодавець обґрунтовано.

Що вважається гнучким графіком роботи

Запит на гнучкий графік роботи може стосуватися будь-якої зміни годин, часу або місця роботи працівника. Найпоширеніші домовленості:

• Неповний робочий день: Менше годин на тиждень — наприклад, 3 дні замість 5.
• Стиснуті години: Ті самі загальні тижневі години, стиснуті в менше днів — наприклад, 37 годин за 4 дні замість 5.
• Поділ посади: Одна повна посада поділена між двома працівниками.
• Віддалена робота / робота з дому: Частина або вся робота виконується вдома чи в іншому узгодженому місці поза приміщенням роботодавця.
• Гнучкий графік: Фіксовані основні години (наприклад, 10:00–15:00) зі змінними часом початку та закінчення, за умови дотримання тижневого підсумку.
• Річні години: Фіксована кількість річних годин, розподілена гнучко впродовж року — поширено в роздрібній торгівлі та охороні здоров'я.
• Зсунуті години: Інший час початку/закінчення, ніж стандартний, але фіксований графік — наприклад, 7:00–15:00 замість 9:00–17:00.
• Робота лише в навчальний період: Повний робочий день під час навчальних семестрів, скорочені години або неоплачена відпустка під час шкільних канікул.

Ви можете запросити комбінацію. Наприклад, запит на 4 дні на тиждень зі стиснутими годинами, з двома з цих днів удома, — це один запит. Будьте конкретними — розпливчасті запити важче оцінити роботодавцям, і їх імовірніше відхилять з операційних причин.

Як подати офіційний запит

Законний запит на гнучкий графік роботи має бути у письмовій формі. Він має включати:

1. Заяву про те, що це запит за розділом 80F Employment Rights Act 1996.
2. Дату запиту.
3. Опис запропонованої домовленості про гнучкий графік роботи (години, дні, місце).
4. Дату, з якої ви хочете, щоб домовленість почала діяти.
5. Заяву про те, чи подавали ви раніше законні запити, і якщо так — дату останнього з них.

Примітка: з квітня 2024 року вам більше не потрібно пояснювати вплив, який зміна матиме на вашого роботодавця, або як цей вплив можна врегулювати — цю вимогу скасовано. Однак досі гарною практикою є проактивно порушити це питання: роботодавці охочіше погоджуються, коли бачать, що працівник продумав операційні наслідки.

Подайте запит електронною поштою або листом — збережіть копію та зазначте дату відправлення. 2-місячний період відповіді роботодавця починається з дати отримання запиту.

8 законних підстав для відмови

Роботодавець може відмовити в запиті на гнучкий графік роботи лише за однією або кількома з наступних восьми підстав (розділ 80G(1)(b) Employment Rights Act 1996). Відмова з будь-якої іншої причини є незаконною:

1. Додаткові витрати. Зміна спричинить додаткові витрати для роботодавця, які неможливо обґрунтовано виправдати з огляду на бізнес-контекст.
2. Негативний вплив на здатність задовольняти попит клієнтів. Запропонований графік роботи суттєво ускладнить обслуговування клієнтів так, як цього потребує бізнес.
3. Неможливість перерозподілити роботу серед наявного персоналу. Немає жодного реального способу перерозподілити роботу працівника серед наявного персоналу, щоб врахувати запропоновану домовленість.
4. Неможливість найняти додатковий персонал. Роботодавець не може найняти додатковий персонал для покриття прогалини, створеної зміною, — наприклад, на спеціалізовану посаду в умовах жорсткого ринку праці.
5. Негативний вплив на якість. Запропонована домовленість знизить якість роботи, продуктів або послуг, що надаються бізнесом.
6. Негативний вплив на продуктивність. Індивідуальна або командна продуктивність постраждає через запропонований графік роботи так, що це матиме суттєве значення для бізнесу.
7. Недостатність роботи в періоди, коли працівник пропонує працювати. У запропоновані години справді бракує роботи — наприклад, запит працювати лише поза пікові години бізнесу, тоді як більша частина посади вимагає присутності саме в пікові години.
8. Заплановані структурні зміни. Роботодавець планує зміни в структурі бізнесу, через які запропонована домовленість несумісна з майбутнім напрямком розвитку.

Роботодавець повинен вказати конкретну підставу (підстави) в письмовому повідомленні про відмову. Просто вказати «потреби бізнесу» без визначення застосовної підстави недостатньо. Оновлений Кодекс Acas каже, що роботодавці також повинні пояснити, хоча б коротко, чому підстава застосовується в конкретних обставинах.

Кодекс практики Acas

Кодекс практики Acas щодо запитів на гнучкий графік роботи (оновлений у квітні 2024 року) встановлює стандарт обґрунтованої поведінки, якого очікують від роботодавців. Хоча Кодекс не має прямої юридичної сили, суди з трудових спорів мають враховувати його при оцінці того, чи діяв роботодавець обґрунтовано, — а недотримання Кодексу може призвести до підвищення компенсації аж на 25%.

Ключові вимоги Кодексу Acas:

• Оперативно відповідати на запити протягом 2 місяців.
• Належно розглядати запити — а не просто формально штампувати відмову.
• Провести зустріч з працівником для обговорення запиту (за потреби).
• Дозволити працівнику мати супровід на будь-якій офіційній зустрічі від представника профспілки або колеги по роботі.
• Надати право оскарження будь-якої відмови.
• Повідомляти рішення письмово з обґрунтуванням.
• Пропонувати альтернативні домовленості, якщо конкретний запит неможливо задовольнити.

Право на оскарження та суд з трудових спорів

Внутрішнє оскарження: Кодекс Acas очікує, що роботодавці нададуть можливість оскарження відмови. Це не законне право (на відміну від дисциплінарних процедур), але є стандартною доброю практикою. Оскарження має розглядати інший керівник, бажано вищий за посадою за того, хто ухвалив початкове рішення.

Суд з трудових спорів: Якщо внутрішній процес не дав результату (або внутрішній процес не пропонується), ви можете подати скаргу до суду з трудових спорів. Суворий строк — 3 місяці мінус один день з дати остаточного рішення роботодавця (або останнього дня 2-місячного періоду відповіді, якщо роботодавець не відповів). Перед поданням позову до суду ви повинні повідомити Acas через службу раннього примирення (Early Conciliation) — Acas спробує врегулювати спір; цей процес «зупиняє годинник» строку позовної давності.

Що може присудити суд: Компенсацію до 8 тижнів оплати (обмежену законодавчою межею тижневої оплати, £643 станом на квітень 2024 року) за процедурне порушення (наприклад, недотримання процесу). Суд не може зобов'язати роботодавця надати домовленість про гнучкий графік роботи. Щоб компенсація мала значення, скарга про дискримінацію часто виявляється ціннішою.

Процедурне правило 8 тижнів: Роботодавець, який не встигає ухвалити рішення протягом 2-місячного періоду, порушує законну процедуру та може бути зобов'язаний сплатити 8 тижнів оплати. Це лише процедурний штраф і не означає автоматично, що домовленість буде надана.

Інвалідність і розумні пристосування

Якщо у вас є інвалідність (як визначено в Equality Act 2010 — фізичне або психічне порушення, яке має суттєвий, тривалий негативний вплив на вашу здатність виконувати звичайну повсякденну діяльність), ви маєте права, які виходять за межі законного режиму гнучкого графіка роботи.

Обов'язок вживати розумних пристосувань (розділ 20 Equality Act 2010) вимагає від роботодавців вживати обґрунтованих заходів для усунення суттєвого невигідного становища, спричиненого «положенням, критерієм або практикою», яке ставить працівників з інвалідністю у невигідне становище. Робочий час, вимоги щодо відвідування та політика присутності в офісі — все це положення/критерії/практики, що можуть запускати цей обов'язок.

Ключові відмінності між розумними пристосуваннями та законним гнучким графіком роботи:

• Жодного кваліфікаційного періоду — обов'язок діє з першого дня.
• Офіційний запит не потрібен — обов'язок виникає автоматично, коли роботодавець знає або повинен знати про інвалідність.
• Не можна відмовити лише з ділових підстав — питання полягає в тому, чи є пристосування «розумним», що зважує вартість, практичність і те, наскільки воно допомагає працівнику.
• Компенсація: якщо скарга щодо розумного пристосування задовольняється в суді, компенсація не обмежена і може включати шкоду почуттям.

Якщо ваш запит на гнучкий графік роботи пов'язаний з інвалідністю, розгляньте можливість оформити його як запит на розумне пристосування, а також як законний запит на гнучкий графік роботи. Обидві скарги можуть розглядатися паралельно.

Ризики дискримінації для роботодавців

Відмова в гнучкому графіку роботи може спричинити скаргу про дискримінацію, якщо відмова пов'язана із захищеною характеристикою за Equality Act 2010. Найпоширеніші сценарії:

• Непряма дискримінація за статтю: Загальна політика присутності в офісі, яка ставить у невигідне становище матерів (які непропорційно частіше несуть основну відповідальність за догляд за дітьми), може становити непряму дискримінацію за статтю, якщо не виправдана як пропорційний засіб досягнення законної мети. Прецедентна справа Dobson v North Cumbria Integrated Care NHS Foundation Trust [2021] встановила, що суди повинні активно розглядати, чи є невигідне становище через догляд за дітьми «очевидним», а не вимагати від працівника доводити це статистично.
• Дискримінація за інвалідністю: Відмова, яка змушує працівника з інвалідністю працювати способом, що погіршує його стан, коли розумне пристосування усунуло б невигідне становище, може становити недотримання обов'язку щодо розумних пристосувань та/або непряму дискримінацію за інвалідністю.
• Релігія або переконання: Запит уникати роботи в релігійний день відпочинку, у якому відмовлено без належного розгляду, може становити непряму релігійну дискримінацію.
• Вік: Загальна політика, що ставить у невигідне становище старших працівників (яким можуть знадобитися гнучкіші домовленості з причин здоров'я або догляду), може спричинити непряму дискримінацію за віком.

Скарги про дискримінацію не підпадають під обмеження компенсації у 8 тижнів — виплати можуть сягати десятків тисяч фунтів, включаючи шкоду почуттям. Роботодавцям слід ретельно документувати всі рішення та розглядати кожен запит з урахуванням індивідуальних обставин.

Практичні поради для працівників

• Формулюйте запит з огляду на користь для бізнесу. Поясніть, чому домовленість підходить команді, а не лише вам. Наприклад: «Робота стиснутими 4-денними тижнями дозволить мені відповідати на електронні листи клієнтів поза стандартними годинами в додатковий день, скорочуючи час обробки».
• Запропонуйте випробувальний період. Багатьом роботодавцям зручніше погодитися «спробуймо це протягом 3 місяців», ніж на постійну зміну. Успішне випробування зазвичай перетворюється на постійну домовленість.
• Будьте конкретними. Розпливчасті запити («трохи віддаленої роботи») легше відхилити. Назвіть точні дні, години та місце.
• Проактивно вирішуйте операційні питання. Передбачте ймовірні заперечення — покриття, зустрічі, контакт з клієнтами — і запропонуйте рішення прямо в запиті.
• Розгляньте гібридні домовленості. Запит на 3 дні віддаленої роботи та 2 в офісі менш загрозливий для багатьох роботодавців, ніж запит на повністю віддалену роботу. Почніть з помірного запиту; ви завжди можете перепогодити умови після успішного випробування.
• Зберігайте документальний слід. Подавайте електронною поштою та підтверджуйте отримання. Занотовуйте всі дати зустрічей, хто був присутній і що обговорювалося. Це критично важливо, якщо справа доходить до суду.
• Знайте свої права перед зустріччю. Ви маєте право на супровід представника профспілки або колеги по роботі на будь-якій офіційній зустрічі. Запросіть це письмово.

Що робити у разі відмови

Якщо ваш запит відхилено, виконайте ці кроки по черзі:

1. Перегляньте лист про відмову. Перевірте, які підстави наведено та чи пояснив роботодавець, чому вони застосовуються. Відмова, що посилається лише на підставу без фактів, імовірно, процедурно неправильна.
2. Вимагайте оскарження. Напишіть до відділу кадрів або старшого керівника з проханням про офіційне оскарження протягом 5–10 днів. Вкажіть конкретні підстави, на яких, на вашу думку, відмова була неправильною.
3. Ведіть неформальні переговори. Іноді змінений запит (інші години, випробувальний період або поетапне впровадження) є прийнятним там, де початковий було відхилено. Досліджуйте це паралельно з офіційним оскарженням.
4. Зверніться до служби раннього примирення Acas. Перед зверненням до суду ви повинні повідомити Acas (онлайн на acas.org.uk). Acas спробує врегулювати спір. Це призупиняє строк позовної давності.
5. Подайте позов до суду з трудових спорів протягом 3 місяців з моменту відмови (мінус 1 день). Розгляньте, чи доступна скарга про дискримінацію (необмежена компенсація) поряд із законною скаргою (обмеженою 8 тижнями оплати).